Rechnungen an öffentlichen Auftraggeber; Elektronische Übermittlung
Rechnungen an öffentliche Auftraggeber können Sie vollständig elektronisch über die E-Rechnungseingangsplattformen des Bundes und der Länder Berlin, Brandenburg, Thüringen, Mecklenburg-Vorpommern und Sachsen (Stand Juni 2021) übermitteln.
Wenn Ihr Unternehmen Dienstleistungen für öffentliche Auftraggeber erbringt, müssen Sie Ihre Rechnungen elektronisch über die E-Rechnungseingangsplattformen einreichen. Das betrifft Rechnungen an die folgenden öffentlichen Auftraggeber:
- alle Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung
- Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung
- Zuwendungsempfänger (Stellen außerhalb der Bundesverwaltung, die Leistungen des Bundes empfangen, zum Beispiel einige Museen) und
- kooperierende Bundesländer: Berlin, Brandenburg, Thüringen, Mecklenburg-Vorpommern und Sachsen (Stand: Juni 2021)
Folgende Übertragungskanäle können Sie für das Einreichen der elektronischen Rechnung nutzen:
- Weberfassung,
- Upload,
- E-Mail und
- Peppol
Ihre Rechnungen werden automatisiert auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft. Anschließend werden sie dem öffentlichen Rechnungsempfänger anhand der Leitweg-ID (Behördenspezifische Adressierung) bereitgestellt. Die Leitweg-ID bekommen Sie von Ihrem Auftraggeber, sie muss in der elektronischen Rechnung angegeben werden.
Sie können den Status Ihrer elektronischen Rechnung jederzeit über Ihr Zugangskonto einsehen. Damit Sie Ihre Rechnungen elektronisch einreichen können, müssen diese bestimmte Anforderungen erfüllen:
- maschinenlesbar sein und
- in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen (PDF oder Bilddatei reicht nicht).
Seit dem 27.11.2020 sind Sie verpflichtet, Ihre Rechnungen elektronisch zu stellen, wenn Sie Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung auf Bundesebene erbringen.
Davon ausgenommen sind nur Rechnungen, die
- nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einem Betrag von EUR 1.000 netto gestellt werden,
- geheimhaltungsbedürfte Rechnungsdaten, Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes, sonstige Beschaffungen im Ausland oder
- in Verfahren der Organleihe gegen Wettbewerbsbeschränkungen auszustellen sind.
Bitte beachten Sie, dass Sie als Rechnungssteller elektronische Rechnungen 10 Jahre lang digital und revisionssicher archivieren müssen.
Die Pflicht, E-Rechnungen entgegenzunehmen und zu verarbeiten, trat für die Bundesländer am 18.04.2020 in Kraft (gegebenenfalls vorher entsprechend der jeweiligen E-Rechnungsverordnung auf Landesebene).
Voraussetzungen
- Sie erbringen Dienstleistungen für
- Einrichtungen der Bundesverwaltung,
- Zuwendungsempfänger oder
- kooperierende Bundesländer
- Die elektronische Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format (XML) vorliegen, das eine automati-sche und elektronische Verarbeitung ermöglicht (PDF Dokument oder Bilddatei genügen nicht).
- Die Rechnung muss folgende Anforderungen erfüllen:
- CEN-Norm "Elektronische Rechnungsstellung"
- Anforderungen der E-Rechnungsverordnung des Bundes und
- Anforderungen der jeweiligen Nutzungsbedingun-gen der verwendeten Rechnungseingangsplattform
- Rechnungssender müssen sich für die Rechnungsstellung bei der jeweiligen E-Rechnungseingangsplattform registrieren.
Fristen
Es gelten die mit Ihrem Auftraggeber vereinbarten Rechnungsfristen.
Kosten
• grundsätzlich kostenlos
• aber: Wenn Sie einen Dienstleister mit der Übermittlung von Rechnungen beauftragen, können unter Umständen Kosten für diesen Dienstleister anfallen.
Rechtsgrundlagen
Rechtsbehelfe
Formulare
- Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) der Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung
- Onlinezugangsgesetzkonforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) der Behörden der mittelbaren Bundesverwaltung und kooperierender Bundesländer
- Deutsche Bahn
- Sozialversicherung für Landwirtschaft, Forsten und Gartenbau (SVLFG)
- Techniker Krankenkasse (TK)
- Stiftung Bundeskanzler-Adenauer-Haus
- DFS (Deutsche Flugsicherung)
- Helmholtz-Zentrum für Infektionsforschung GmbH
- DEG - Deutsche Investitions- und Entwicklungsgesellschaft mbH
- Gemeinsamer Portalverbund für Berufsgenossenschaften und Unfallversicherungen
- GIZ- Gesellschaft für internationale Zusammenarbeit
- KBV Kassenärztliche Bundesvereinigung
Unterlagen
-
Erforderliche Unterlage/n
Rechnungsbegründende Unterlagen -
Erforderliche Unterlage/n
Rechnungsbegründende Unterlagen -
Erforderliche Unterlage/n
Rechnungsbegründende Unterlagen -
Erforderliche Unterlage/n
Rechnungsbegründende Unterlagen
Online Verfahren
-
Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) der Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung
Die E‑Rechnungsplattform bietet Ihnen die Möglichkeit, E‑Rechnungen per Webformular zu erstellen, bereits erstellte E‑Rechnungen einzureichen oder den Bearbeitungsstand Ihrer eingereichten E‑Rechnungen einzusehen. -
Onlinezugangsgesetzkonforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) der Behörden der mittelbaren Bundesverwaltung und kooperierender Bundesländer
Rechnungssteller können Rechnungen in elektronischer Form ausstellen und übermitteln. -
eRechnungskorb der Kassenärztlichen Bundesvereinigung
Die Kassenärztliche Bundesvereinigungden hat einen eRechnungskorb eingerichtet, über welchen Lieferanten ihre Rechnungen digital an die folgenden Unternehmen stellen können: Kassenärztliche Bundesvereinigung K. d. ö. R. (KBV)kv.digital GmbH (KVDG)Ärztliches Zentrum für Qualität in der Medizin GbR (ÄZQ)DSSG – Gesellschaft für Dienstleistung, Support und Services mbH (DSSG)Zentralinstitut für die Kassenärztliche Versorgung in Deutschland (Zi)Deutsche Gesellschaft für Kassenarztrecht e. V. (DGfK) -
Rechnungseingangsplattform der Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung - Versender Portal Rechnung (VPX)
Über diese Plattform können Sie Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung elektronische Rechnungen im Format XRechnung übermitteln (z. B. Krankenkassen, Stiftungen des öffentlichen Rechts). -
Rechnungseingangsportal der gesetzlichen Unfallversicherung
Das Rechnungseingangsportal der gesetzlichen Unfallversicherung ermöglicht die Übermittlung von elektronischen Rechnungen. Dieses setzt eine vorherige Registrierung mit Angabe Ihrer Umsatzsteuer-ID voraus. -
Lieferantenportal der Deutschen Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ)
Sie können das kostenfreie GIZ Lieferantenportal zur Erstellung und Übermittlung von XRechnungen nutzen. Im Lieferantenportal sehen Sie Ihre offenen Bestellungen und können auf Basis dieser komfortabel eine XRechnung erstellen und an uns senden. Zur Registrierung benötigen Sie Ihren Firmennamen laut Handelsregister, Ihre Umsatzsteuer-ID und/oder Steuernummer sowie Ihre E-Mail-Adresse.
Weiterführende Links
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Stand
11.03.2023, 17:03 Uhr
Redaktionell verantwortlich
Bundesministerium des Innern und für Heimat (siehe BayernPortal)